Die Arbeitswelt verändert sich in rasantem Tempo und diese Veränderungen stellen neue Anforderungen an das Büro als Arbeitsplatz. Die Digitalisierung wird die Büroarbeit noch weiter automatisieren und der Trend der Zukunft ist eindeutig Flexibilität. Es ist unbestritten, dass Mitarbeiter, die sich in ihrem Arbeitsumfeld wohlfühlen produktiver, motivierter und auch kreativer sind.

Wie wichtig eine optimale Büroplanung ist, zeigt die Tatsache, dass die Raumkosten nach den Personalkosten der zweithöchste Kostenfaktor in der Verwaltung sind. Deshalb ist es wichtig den Flächenverbrauch nicht nur festzustellen, sondern auch zu analysieren und zu hinterfragen. Der Verwendungszweck ist eine der Grundlagen der Büroplanung, auch bei Unternehmen wie der Zenon Concept GmbH. Wichtig ist es die Anzahl der Arbeitsplätze festzustellen. Neben den eigentlichen Arbeitsräumen sind aber noch andere Räume bei der Planung einzubeziehen.

Arbeitsplätze:

Bei der Gestaltung der Arbeitsplätze stehen viele Möglichkeiten zu Verfügung. Sie reichen vom Einzelbüro über das Gruppenbüro bis hin zum klassischen Großraumbüro. Für welche Variante man sich entscheidet, ist einerseits von den Arbeitsabläufen abhängig und andererseits von den gesetzlichen Vorgaben. Es gibt eine Vielzahl an Vorschriften die Mindestflächen, Raumhöhen etc. regeln. Diese Regeln müssen bei der Planung unbedingt berücksichtigt werden. Für die Nichteinhaltung haftet immer der Arbeitgeber. Seit 2004 gibt es keine gesetzlichen Vorschriften über Mindestgrößen mehr. Es werden aber Empfehlungen angegeben. In einem Einzelbüro sollten pro Arbeitsplatz 8–10 m² zur Verfügung stehen. In Großraumbüros 12–15 m². Um die Arbeitsplätze optimaler zu nützen gibt es das Modell des "deskharings". Eine Untersuchung hat festgestellt, dass in Deutschland Arbeitsplätze im Büro nur zu 70 % besetzt sind.   

Empfang:

Der Empfangsbereich ist die Visitenkarte des Unternehmens und sollte daher dementsprechend ausgestaltet sein. Je nach Bedarf, ob es sich dabei um einen fixen Arbeitsplatz oder nur um eine zeitweise besetzte Stelle handelt.  

Konferenz- und Besprechungszonen:

Je nach Nutzung gilt es zu entscheiden, ob ein fixer Konferenzraum immer zur Verfügung stehen muss oder ob es möglich ist einen Raum multifunktional zu nutzen, das würde bedeuten, dass die Möbel bei Bedarf auf- und abgebaut werden können. In einem solchen Raum kommt der Technik eine wichtige Bedeutung zu. Das reicht von Video- und Tonanlagen bis zur richtigen Beschattung.

Chefzimmer:

Hier gibt es keine Festlegungen.  

Pausenräume:

Pausenräume sollen den Mitarbeitern die Möglichkeit zum Rückzug bieten und dienen der Erholung, aber auch die Kommunikation soll nicht zu kurz kommen. Wichtig ist es ein angenehmes Raumklima durch richtige Licht- und Farbgestaltung zu schaffen. Ideal ist ein Pausenraum, der auch die Möglichkeit gibt über eine Terrasse oder einen Balkon ins Freie zu gehen.